En este white paper ayudaremos al lector a entender qué es una unidad de mantenimiento de stock o SKU, por sus siglas en inglés (Stock Keeping Unit), y por qué es tan importante. Empezaremos por revisar la forma de los SKU y daremos algunos ejemplos de cómo se pueden utilizar. Luego, definiremos las buenas prácticas para la generación de este tipo de códigos y examinaremos algunos de los antipatrones de diseño.

Introducción

SKU es el acrónimo de “Stock Keeping Unit” (unidad de mantenimiento de stock).  En pocas palabras, los SKU denotan la unidad de venta más pequeña de un producto o servicio, y dan cuenta de la cantidad de productos disponibles en un inventario al rastrear cuántas unidades facturables se han vendido. Se utilizan a nivel interno en bodegas, centros de abastecimiento, procesos con clientes comerciales, mercados, catálogos y plataformas de comercio electrónico, entre otros. Los SKU traen muchos beneficios, pues hacen que la relación entre productos sea más fácil de reconocer y permiten a los usuarios imprimir etiquetas con este código , ya sea como un número legible para una persona o como un código de barras para escanear (como se muestra en la imagen de ejemplo).

Los productos a menudo vienen en una gran variedad de modelos o estilos, cada uno con su propio SKU; que no debe confundirse con el número de modelo, pues este y otros atributos normalmente se incluyen total o parcialmente en el SKU. Los procedimientos varían según la empresa, y muchas usan números de pieza, códigos de producto o ID de artículo, y todas estas nomenclaturas son distintas a los SKU. Al crear el SKU de un producto, siempre hay que asegurarse de distinguir este código de otros números de identificación.

SKU en código de barras

Diseño de los SKUs

Antes de empezar a crear un SKU con el nombre abreviado de un producto o números de serie únicos, es indispensable dar un paso atrás y definir los datos que ayudarán a diseñar los SKU del modo más eficiente posible.

A continuación, veremos algunos de los aspectos esenciales para tener en cuenta:

• ¿Cuál es la cantidad de productos que se manejan?
• ¿La compañía es fabricante o recibe los productos de un proveedor?
• ¿Existe la opción de reemplazar los SKU del fabricante por unos propios?
• ¿Existe la posibilidad de que en un futuro cercano la empresa se fusione o adquiera otro negocio similar, y que esto cambie significativamente los productos que se ofrecen?

Las preguntas anteriores te ayudarán a establecer parámetros generales para la formulación de los SKU. Sin embargo, cada negocio tiene necesidades diferentes, por lo que lo mejor es no limitarse a estos factores.

Se pueden establecer criterios de clasificación, por ejemplo:

Ejemplo 1: De 6 a 8 caracteres son suficientes en el código SKU.

O

Ejemplo 2: Los códigos SKU de un proveedor específico empiezan con la letra “A”, y los de otro proveedor, con la “B”.

Un sistema de gestión de inventario eficaz asigna un SKU único por producto y por cada una de sus variantes. Los diferentes modelos o sabores de un producto, por ejemplo, tienen SKU independientes, así como los paquetes que agrupen productos parecidos. Todo esto tiene ventajas claras: permite a los comerciantes rastrear si las camisetas azules se están vendiendo más que las verdes, por poner un ejemplo. La idea de diseñar un SKU es que sea útil y tenga sentido para todas las partes involucradas en el manejo de los artículos. Para que estos códigos funcionen de manera adecuada, deben ser asignados a cada una de las variantes de un producto. En ese orden de ideas, para cada color o talla debe existir un SKU diferente.

Los clientes hacen sus elecciones basándose en los diferentes atributos de un producto. Si no se recolectan datos de forma inteligente al respecto, no habrá una conexión con el cliente.

Puede parecer obvio, pero los clientes no compran un SKU; no saben lo que es y no les interesa. Sin embargo, conocer el SKU que corresponde al atributo que los clientes compran más puede mejorar drásticamente tu respuesta a la demanda del mercado, pues te permitirá predecir esa demanda en términos de atributos: lo que tienen en cuenta los clientes al comprar. Si conoces cuales son los atributos que mejor se venden en conjunto, fácilmente puedes implementar un sistema de recomendación personalizada. Así, les das a tus agentes comerciales la habilidad de hacer recomendaciones al cliente durante el proceso de compra. Esto es lo más valioso de entender qué atributos compran los clientes. Los vendedores se benefician inmensamente de conocer qué compras hacen los clientes con perfiles similares. La cuestión es así de simple: los vendedores son los consejeros de confianza de los clientes, y la información de los atributos les permite hacer mejores recomendaciones, lo que se traduce en clientes satisfechos y ventas con mayor probabilidad de repetición. El resultado: vendedores más inteligentes, mejor servicio y mayores ventas, todo a partir de los datos recolectados con un SKU.  

Un SKU normalmente incluye información del fabricante, la descripción del producto, el material, el color y el empaque, e incluso detalles de la garantía.

Por ejemplo, el SKU asignado a una chaqueta de mezclilla o wrangler jacket, por su nombre en inglés, (WRA-JA-RG-42-BL) se explica a continuación: 

Lo ideal es que un código SKU sea extensible; por ejemplo, si el producto se compra normalmente como parte de un canje, el SKU para el ejemplo anterior podría ser así: “WRA-JA-RG-42-BL-C30”. La “C” indicaría el canje, y el “30”, las unidades para canjear. A continuación, daremos algunos ejemplos de posibles variantes de un SKU:

Si el producto son bolígrafos que vienen en tres colores diferentes de tinta, el SKU de cada modelo sería así:

Bolígrafo, rojo, modelo no. 1 = B01-R

Bolígrafo, azul, modelo no. 1 = B01-A

Bolígrafo, verde, modelo no. 1 = B01-V

En este ejemplo, para el último valor del SKU se utilizó la variante del color, que es lo que diferencia a cada artículo de los otros. Al poner esta variante como sufijo en el SKU, estamos facilitando la comprensión del código y, a la vez, estamos agrupando todos los bolígrafos bajo la convención “B01”.

Para poner un ejemplo un poco más complejo, añadiremos más variables: temporada, nombre del producto, tipo de producto, talla y color.

Verano 2015, camiseta, algodón, S, roja = V15C-ALG-SR

Verano 2014, camiseta, algodón, M, roja = V14C-ALG-MR

Verano 2012, camiseta, mujer, S, blanca = V12C-MUJ-SB

Verano 2012, camiseta, mujer, L, blanca = V12C-MUJ-LB

Buenas prácticas

Ahora que está claro lo que son los SKU, revisaremos algunas de las buenas prácticas y consejos útiles para las empresas y comerciantes que quieran crear estos códigos para sus productos.

• Se debe crear un sistema con el que sea sencillo trabajar y que use SKU propios, de manera que los códigos queden cortos. (Sin embargo, no deben ser demasiado cortos porque se pueden confundir con una cantidad). Esto acelerará el ingreso de datos al sistema y el manejo del inventario, y hará más eficiente el rastreo de productos para los proveedores. Por el contrario, un número SKU con muchos detalles del producto será largo y complicado, y esa información se puede reservar para la descripción del producto. Como se pudo ver en el ejemplo de la camiseta, en lugar de escribir palabras completas, como CAMISETA-DE-ALGODÓN, se usaron abreviaturas, “C-ALG”, para simplificar el código y hacerlo funcional.
• Es recomendable usar SKU alfanuméricos, para así distinguirlos de otros códigos o números, limitar su longitud total e incrementar la cantidad de artículos que se pueden codificar. Usar letras al inicio de los SKU facilita el manejo y la clasificación de estos códigos en hojas de cálculo y durante los procesos de recepción, almacenamiento y preparación de mercancías. Por ejemplo, un código para el producto “chocolate, blanco” podría ser “CHO101”, y para “chocolate negro”, sería “CHO102”, etc. Si lo que necesitas es crear un SKU único para cada artículo de una tienda, lo más conveniente es que el código sea legible y comprensible para todas las personas, puesto que así se reducirán los errores. Por ejemplo, un SKU “S129-56CB” no nos dice nada, en cambio, uno como “SUZUKI-ZX-150-01” nos dice a grandes rasgos a qué tipo de producto hace referencia. Al definir la cantidad de información que va a incluir un SKU, quien lo diseñe debe decidir qué tantos detalles son necesarios de acuerdo con las necesidades del negocio. Si se requiere que los vendedores o almacenistas identifiquen un producto por su SKU, esa puede ser una buena razón para crear un código más largo o complejo.
• Las características incluidas en un SKU deben responder a un orden jerárquico. Así, por ejemplo, las de un IPhone se organizarían así: IPhone, 5S, negro. Para este caso, el código “IP-5S-NG” sería la opción más adecuada, debido a que muestra las características más importantes primero.
• Una técnica útil para la creación de SKU es usar el método de cascada, que permite descifrar el código de manera lógica. Supongamos que quieres vender aparatos electrónicos de diferentes marcas. Para crear un esquema de cascada para tus productos, empieza por tomar la información más general del artículo, en este caso, “aparatos electrónicos”, y asígnale la letra “E”. Luego, toma la subcategoría más importante, por ejemplo, “laptops”, y asígnale la letra “L”. Después, vendría la marca, el modelo, y así sucesivamente. Se pueden seguir añadiendo atributos hasta crear un código SKU confiable y que baste para identificar una laptop específica en tu bodega. Como ejemplo, usemos el artículo “Dell Inspiron 15 4000 Series”. El SKU para este producto podría ser “ELDI-15-4000S”.

Antipatrones de diseño para SKU

Una vez definidos los SKU, el 75 % de la estructura de costos y de la eficiencia de tu cadena de suministros estaría resuelto. Respecto a este último aspecto, la cadena de suministros opera bajo el precepto de que los SKU se han definido correctamente. ¿Qué significa esto? Sencillo, que si utilizas dos SKU con atributos ligeramente diferentes que podrían haberse consolidado en uno solo, la cadena de suministros podría resultar ineficiente. Por lo tanto, es crucial que el diseño de los SKU se optimice antes de ponerlos en práctica en la cadena de suministros. Ahora, hablaremos de algunos antipatrones que se deben evitar a la hora de diseñar los SKU.

• No uses los SKU del fabricante para la creación de tus propios códigos, porque a menudo son muy extensos y confusos. Además, si cambias de proveedor o el fabricante cambia sus códigos, los SKU dejarán de ser útiles para tu empresa.

Por ejemplo, para referirse al producto “pintura blanca brillante a base de óleo de 27 Oz.”:

• El fabricante A utiliza el código SKU “27OZWHGLDOPDULUX”
• El fabricante B utiliza el código SKU “DRYOILPAINTGL-NEROLAC-27”
• El fabricante C utiliza el código SKU “ASIAN-798ML-DOPG”

Las empresas que utilicen esta pintura pueden comprarla de cualquiera de estos fabricantes, porque cada proveedor diseña el SKU para las mismas especificaciones del producto. Como usuario, no es conveniente emplear ninguno de los SKU de los fabricantes para identificar el artículo en tu negocio, porque eso implicaría que uno de ellos es “mejor” que los demás. De igual forma, la idea de usar SKU es establecer un formato consistente. La solución sería diseñar un sistema numérico propio de SKU, con lo cual, el nuevo código para el producto del ejemplo anterior podría ser “P-BL-BR-O-27”. De este modo, el minorista tiene flexibilidad a la hora de cambiar de fabricantes o proveedores mayoristas sin que eso afecte el sistema interno de su negocio.

• Los caracteres no estándares, como comillas, paréntesis y el símbolo “&”, pueden confundir tanto a las personas como a los software. Por ejemplo, una coma en el número de un producto puede hacer que parezca una cantidad o un precio. También se debe evitar el uso de barras “/”, tildes o acentos (á, é, í, ö, ù, etc.) en la medida de lo posible. En teoría, estos caracteres pueden ser compatibles con tu sistema de compras, pero podrían pasar como errores en sistemas de terceros. En Excel, el uso de una barra “/” puede darle un formato de fecha a tu código SKU. Del mismo modo, el uso de ciertos símbolos (<, >, *) puede arrojar resultados no deseados cuando se trasladan datos de un sistema a otro. Caracteres como $ y @ son muy confusos y representan una fuente comprobada de errores de formato. Lo mejor es ceñirse a la regla de crear los SKU con caracteres alfanuméricos; si surge la necesidad de usar caracteres no estándares, antes asegúrate de que no van a ocasionar problemas en el futuro.
• Normalmente, el sistema de compras está computarizado, y los computadores no siempre aceptan los espacios. Para ser más precisos, los programadores no siempre configuran el procesamiento de espacios correctamente. Por esta razón, no se deben utilizar espacios en los códigos SKU; es preferible optar por guiones (-) o guiones bajos (_) para separar.

• Nunca se debe utilizar un cero al inicio del código de un producto, y se debe evitar el uso de letras que puedan parecer números (como la I, la O o la L) ante el ojo humano o para un software. Los errores al leer también se pueden evitar escribiendo en mayúsculas y usando fuentes comunes, como serif. 
• Un aspecto muy importante para tener en cuenta es que los códigos SKU no son inteligentes en lo que a programación respecta. A menudo, los programadores intentan derivar información dividiendo o parseando los SKU, y esto puede ocasionar problemas de escalabilidad, ya que cualquier cambio en la estructura del SKU puede afectar todo el sistema. Por este motivo, es crucial que los desarrolladores sepan que no deben utilizar códigos SKU en ninguna lógica de programación.

No es una ciencia exacta, pero antes de ingresar productos a un sistema de compras, lo mejor es establecer un buen formato para los SKU. 

Conclusión

En el mundo del comercio electrónico, el etiquetado de productos es crucial, particularmente, los SKU. Por eso, las empresas deben tomar acciones para eliminar los errores en la codificación, como el exceso de códigos, el enumerado inapropiado, y los códigos más largos de lo necesario. Se deben adoptar las buenas prácticas desde ya para que en un futuro se puedan adicionar productos sin problema, adquirir nuevos negocios y simplificar el manejo end-to-end de inventario.

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